Cerca de 37 alterações em normas tributárias por dia: essa é a média de edições que acontecem no Brasil, apenas a nível federal, segundo um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT). Não é à toa que a área fiscal é frequentemente vista como causadora de problemas ao invés de soluções, em especial para o varejo, que lida com inúmeras vendas e produtos diferentes — e ainda está em crescimento, de acordo com o IBGE, que registrou alta de 1% no volume vendido em fevereiro ante janeiro com ajuste sazonal, um recorde na série histórica.

Ainda assim, quando a gestão fiscal funciona de forma eficiente e inovadora, ela traz benefícios que impactam o negócio como um todo, principalmente no caso de varejistas. É o que avalia Hugo Ramos, CEO do Oobj, um Software como Serviço (SaaS) responsável pela gestão de documentos fiscais eletrônicos (DF-e).

“Quando o processo de emissões fiscais é facilitado, um dos maiores beneficiados é o cliente, que pode contar com um atendimento mais ágil e seguro. Hoje em dia, é possível oferecer isso com o cupom fiscal eletrônico. As possibilidades de automação de processos nesse caso são infinitas”, comenta o especialista em Sistemas da Informação, que também é Membro Participante na definição e na evolução dos projetos de DF-e junto aos líderes técnicos das Secretarias da Fazenda no Brasil.

O Oobj é utilizado por McDonald’s, Coco Bambu e Rede Accor, entre outras empresas. Ao longo de quase duas décadas de experiência, a empresa identificou as principais vantagens que seus clientes alcançaram a partir das soluções oferecidas.

1. Redução do pagamento de impostos em duplicidade

“Não é difícil encontrar empresas emitindo mais de um cupom fiscal para a mesma venda. Esse é um erro que gera aumento da carga tributária, um custo que não precisaria existir”, explica Ramos. Trata-se de uma falha ainda mais comum em grandes redes, que emitem um alto volume de notas o tempo todo. A automação inteligente evita o problema, bem como o envio automático das informações para o backoffice, que pode então realizar auditorias em tempo real. Assim, quando ocorre duplicidade, o sistema notifica a equipe, que já resolve a situação.

2. Otimização do tempo de auditorias

As auditorias, por si só, são outro benefício de uma boa gestão. “Fica bem mais fácil verificar as informações quando elas estão concentradas em um só portal. O trabalho dos auditores de conferir dados diversos, quando espalhados em diferentes programas, é imenso e passível de falhas”, indica Hugo.

Consequentemente, a visibilidade de todas as notas emitidas com a gestão centralizada reduz o risco fiscal durante a auditoria do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal.

3. Redução das filas de pagamento

A experiência do cliente pode ser extremamente afetada pelo tempo de espera em filas, inclusive a ponto de fazê-lo desistir da compra. Além disso, a ocupação de mesas, no caso de restaurantes e lanchonetes, também impacta a operação. Quando a emissão de cupons fiscais é demorada, todas essas etapas ficam mais lentas.

O Oobj ajudou a resolver esse problema no Outback em 2017 com o ExpressCheck. Uma atualização das máquinas de cartão permitiu que elas trabalhassem como um terminal, realizando o pagamento e emitindo a notinha em um só equipamento por meio da interface do Oobj. Com a mudança, o tempo de ocupação das mesas pôde ser reduzido em até 10 minutos, o que também diminuiu as filas externas do restaurante.

4. Especialidade no fluxo de emissões de cupons

Muitos varejistas utilizam um sistema de PDV único para gerir todos os departamentos das lojas, inclusive o fiscal. Isso significa que os programas e os times por trás deles não são especializados na área fiscal, o que exige outra equipe, no backoffice, monitorando as mudanças na legislação constantemente.

“Para funcionar de fato, seria preciso um batalhão de pessoas conferindo o diário oficial da União em busca de alterações tributárias que podem impactar a operação. Hoje, em média, são realizadas 35 mudanças por dia no Brasil. Considere, ainda, que normalmente no varejo se trabalha com uma quantidade muito grande e variável de itens para revenda. Manter essa base tributária constantemente atualizada manualmente é um desafio sobre-humano”, pontua o especialista.

Portanto, uma solução de gestão própria para a área fiscal, com automação e uma equipe terceirizada especialista no assunto, é a melhor saída. Essa abordagem também reduz os riscos de multas e autuações por falhas no cumprimento da legislação.

Por fim, Hugo Ramos ressalta também que a personalização é mais um ponto importante para uma gestão fiscal eficiente. “Cada empresa traz suas próprias dores e precisa de atenção específica para resolvê-las. Além da tecnologia e do time especializado, elas vão se beneficiar imensamente de um serviço pensado para suas demandas. Como sempre falamos por aqui, o varejista precisa focar no que é a operação dele: vender. Qual solução utilizar para garantir que isso nunca pare de acontecer é conosco”, completa.

Sobre o Oobj

O Oobj é um Software como Serviço (SaaS), que automatiza a gestão eficiente de todos os documentos fiscais eletrônicos (NFe, NFCe, SAT, MDFe, CTe, NFSe e NFCom). A plataforma é a responsável pela emissão, pelo recebimento, pelo armazenamento e pela inteligência na área de DFE-s, sendo capaz de processar mais de 1 milhão de notas fiscais por hora, o que equivale a 580 documentos por segundo. O Oobj acumula o atendimento a mais de 25 mil CNPJs cadastrados em território nacional, incluindo de grandes companhias e multinacionais, como Coca-Cola, Samsung, Telefônica, Atlas Schindler, O Boticário e Outback.