A crise relacionada ao novo coronavírus trouxe para a mesa de discussão das mais diversas empresas a urgente necessidade de adoção de modelos de home office e trabalho remoto para aqueles casos em que colaboradores podem desempenhar suas funções a partir de uma boa conexão com a Internet. Grande parte da imprensa noticiou como, de uma hora para outra, muitas companhias passaram a liberar seus funcionários para trabalharem a partir de suas casas como forma de seguir a recomendação das autoridades de saúde por isolamento e mínimo contato social.

Em meio à justificada comoção da sociedade quanto aos riscos da pandemia, mas também à preocupação em não desacelerarmos completamente a economia, fica no ar uma questão extremamente pertinente quando se pensa em home office: empresas e colaboradores estão realmente preparados para o trabalho remoto? Como garantir a continuidade dos negócios neste cenário de crise? E ainda: como manter profissionais motivados e produtivos?

Precisamos resgatar a confiança

O sucesso na adoção de políticas de home office e trabalho remoto nunca acontecerá se não nos dermos conta de que há um primeiro passo fundamental, sem o qual não se pode seguir em frente: a confiança no colaborador. É crucial resgatar a confiança entre as pessoas no mundo corporativo e abandonar a ideia de que o home office pode ser uma “desculpa” para o colaborador não trabalhar ou “fazer corpo mole”. Se é essa a sensação que um gestor tem a respeito de sua equipe, se não há uma relação estabelecida de confiança, então é porque o modelo de trabalho remoto (ainda) não serve para aquela organização. Líderes e empresas devem se questionar: há uma visão clara sobre os benefícios do trabalho remoto? Cultivar relações de confiança está entre os valores corporativos? Há uma cultura de comprometimento e colaboração na companhia? Se essas respostas forem positivas, então é possível ir adiante.

Como fazer uma boa gestão à distância? A resposta está na metodologia ágil

Passar a gerenciar colaboradores e projetos remotamente é, certamente, um desafio quando a empresa se vê numa situação crítica como a que estamos atravessando, em que muitas não esperavam ter que aderir ao home office de maneira brusca. A crise atual, por outro lado, leva organizações e líderes a refletirem sobre o futuro do trabalho, em que situações-limite podem ser constantes e nas quais, portanto, o home office tende a ser incorporado cada vez mais ao dia a dia de profissionais. Como se preparar melhor para cenários desse tipo?

Bem, aqui temos que abordar a importância de uma metodologia de gestão e acompanhamento de tarefas. Num cenário de transformação digital, a metodologia de trabalho que mais tem se mostrado efetiva é a metodologia ágil (ou Agile). Trata-se de uma forma de acelerar as entregas de atividades durante o desenvolvimento de um projeto, fracionando o todo em entregas parciais e fazendo uso da Inteligência Coletiva para atingir uma meta estabelecida a cada fase - chamada de Sprint - até a conclusão final da entrega total do projeto. A metodologia ágil não garante necessariamente que um projeto seja entregue mais rapidamente, mas sim que o gestor perceberá mais valor a cada etapa, em virtude das entregas serem parciais. Ou seja, é muito mais eficaz gerenciar atividades e colaboradores desta forma, acompanhando o andamento dos projetos passo a passo, corrigindo os desvios e melhorando indicadores de desempenho.

O papel da tecnologia x o custo da ineficiência

Tão importante quanto fornecer ao colaborador um bom equipamento (notebook) e conexão rápida à Internet no ambiente de home office, está a adoção de uma plataforma tecnológica unificada capaz de gerenciar as atividades à luz da metodologia. Grande parte das empresas investiu muito em sistemas de controle contábil e financeiro, mas a grande maioria ainda é muito carente por ferramentas para gerir os serviços que são executados pelos colaboradores, individualmente ou organizados em departamentos, que, em última instância, são os braços, o cérebro e o coração de todas as empresas.

A grande maioria dos serviços ainda é executada de maneira manual e baseada em tecnologias antigas de mensageria (e-mails), processadores de textos e planilhas eletrônicas, sendo difíceis de serem rastreados e impossibilitando a gestão e o compartilhamento de conhecimento. As poucas iniciativas que foram feitas para reverter este quadro caótico acabaram sendo adotadas de maneira gradual, originando silos de informações extremamente ineficientes para a tomada de decisões estratégicas, e com o agravante do alto custo de manutenção.

Em recente estudo conduzido pela Lawless Research junto a mais de 1.000 gerentes de empresas com mais de 500 colaboradores localizados nos Estados Unidos e no Reino Unido, identificou-se que:

• Pelo menos 2 dias por semana são gastos pelos gerentes para realizarem tarefas administrativas relacionadas aos serviços prestados pelo seu departamento. Dois dias de trabalho de níveis gerenciais por semana correspondem a US$ 575 bilhões por ano, ou 3,3% do PIB dos EUA gasto somente com tarefas administrativas!
• 08 em 10 empresas ainda utilizam processos manuais para executarem suas rotinas de trabalho;
• 04 em 05 gerentes dizem que as suas rotinas manuais de trabalho são responsáveis pelos atrasos na entrega dos serviços dos seus departamentos;

Ou seja, ineficiência na gestão, processos manuais e erros na execução de tarefas repetitivas custam muito caro.

O futuro do trabalho remoto

Felizmente, vimos na virada deste século com a popularização da nuvem, o surgimento de plataformas tecnológicas que podem permear de maneira padronizada todas as áreas e departamentos das empresas, organizando os diversos serviços prestados pelos colaboradores à luz das melhores práticas de gestão de serviços já existentes, automatizando as atividades repetitivas e suscetíveis a erros, e adotando a inteligência cognitiva como um meio de transformação de cada negócio.

Com tecnologias capazes de orquestrar todos os serviços em uma única plataforma - que se integre e “converse” com os diversos sistemas corporativos - fica mais fácil e simples gerir as atividades mesmo à distância, assinalando e até executando tarefas de maneira automática, antecipando possíveis gargalos por meio de ferramentas preditivas e adicionando transparência a todos os agentes envolvidos no ecossistema.

Em resumo, se o home office se impõe como o modelo de trabalho do futuro, seja por necessidade ou por visão empresarial, o primeiro passo é trabalhar a relação de confiança que a empresa tem com seus colaboradores. Adotar uma metodologia como a Agile para a gestão de tarefas de cada colaborador de forma eficaz é o passo seguinte, e, por fim, temos a questão do investimento em plataformas tecnológicas que atuem na racionalização e padronização de todos os processos, garantindo a execução simplificada e efetiva de planos de continuidade de negócios, mitigando riscos e atendendo a necessidades regulatórias e dos acionistas. Todo um ciclo de prosperidade e produtividade precisa ser mapeado e construído para que, aí sim, todos os benefícios do trabalho remoto possam se tangibilizar e se cristalizar em todos os níveis da corporação.